经济的持续低迷，许多企业集团意识到降低企业运营管理成本的重要性，纷纷规划采购视频会议系统，来降低占管理运营成本较大的会议和培训费用支出。 目前的视频会议系统，按照产品的性质分，主要有软件和硬件两种。两种产品都需要网络的支撑，硬件视频会议产品一般需要专线网络，软件视频会议运行在因特网即可。软件视频会议安装的载体是服务器和计算机，还需要摄像头、麦克、音箱等外设；硬件视频会议包括MCU和硬件视频会议终端，都是专用的产品。下表是软硬两种不同产品组成的视频会议比较。

  视频会议主要被应用于企业分散的分支机构、分公司之间的会议和培训，通过网络实现相互之间的业务协作和沟通。

视频会议这种虚拟方式的会议室，跟我们大家集中在一个现实的会议室里面一样，主要也是通过音频、视频和数据来表现。不同性质的会议，侧重点有所不同，一般来说行政管理型的会议，是以语音和视频为主，而培训、研讨型的会议一般是以音频和数据为主。

不同性质的会议，参会人员的规模也不一样，行政管理型的会议，一般是中高层领导参加的多一些，因而会议规模也相对小一些；业务培训类的会议，一般是针对中下层管理人员、普通员工，因而会议规模要大一些。而有中高下层领导和员工都参与的会议基本没有。

企业集团一般规模大，内部机构设置多，部门之间的业务流程划分也相对的细，往往是负责视频会议选型的部门并非是最终的使用部门，例如：一般是信息部门负责产品的选型，培训管理、营销和服务部门是最终的使用者，而具体采购的部门可能是办公室。因此企业如果要选择采购一套符合实际需求的视频会议，就需要几个部门协商沟通，从产品技术、预算和使用功能方面，结合企业的业务需求整体衡量，才可以选择采购到真正能满足企业需要，提高企业沟通效率，为企业节约会议费用的视频会议系统。

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