经济的持续低迷，许多企业集团意识到降低企业运营管理成本的重要性，纷纷规划采购视频会议系统，来降低占管理运营成本较大的会议和培训费用支出。
目前的视频会议系统，按照产品的性质分，主要有软件和硬件两种。两种产品都需要网络的支撑，硬件视频会议产品一般需要专线网络，软件视频会议运行在因特网即可。软件视频会议安装的载体是服务器和计算机，还需要摄像头、麦克、音箱等外设；硬件视频会议包括MCU和硬件视频会议终端，都是专用的产品。
下表是软硬两种不同产品组成的视频会议比较。
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功能性
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软件
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硬件
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音频
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音频编码可以采用编码国际电信联盟ITU组织的H.320标准的G.7xx外，还可以使用其他第三方音频编码标准；可以实现比硬件视频会议系统更清晰的声音效果；理论上不限制同时发言的人数
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音频编码采用国际电信联盟ITU组织的H.320标准的G.7xx的音频编码规范；声音是经过有损压缩的，不能还原用户声音的原滋原味；同时发言人数受到限制
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数据
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具有硬件视频会议系统无法比拟的数据操作功能，如电子白板、文档共享、协同浏览、桌面共享、协同共享、文字交流等
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硬件视频会议系统，几乎没有数据功能
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显示
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提供多种界面显示风格，提供多种视频显示方式；不会因为视频路数增加而降低了视频图像质量
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提供单一的视频图像界面，显示比较单调
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网络
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适合于从56kb的拨号、xDSL，专线，或者其他方式接入的网络环境，适应所有的代理服务器和防火墙
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一般需要384kb以上的独立线路或者专网，解决防火墙问题太复杂
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灵活性
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部署
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部署简单，实施周期短
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部署复杂，实施周期长
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使用
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使用场合灵活，可以固定办公场所，也可以利用移动网，在火车上参加会议，联网的计算机都可以用
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在安装有硬件视频会议终端的房间里使用，便携性、移动性差
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升级
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升级简单、快捷
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升级麻烦
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扩展
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扩展性强
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扩展繁琐
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经济性
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购买
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购买成本低、周期短
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购买成本高、周期长
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使用
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使用成本低
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使用成本高
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升级
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升级费用低、方便快捷
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升级费用高
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个性化
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可以根据客户的需求做个性化的定制，例如功能、显示界面、与其他系统的集成等
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不提供
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稳定性
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软件视频会议的稳定性首先依赖于带宽、其次是软件本身的稳定性和适应性
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在稳定性和适应性方面要优于软件（主要指音、视频的传输），但是更依赖网络带宽
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视频会议主要被应用于企业分散的分支机构、分公司之间的会议和培训，通过网络实现相互之间的业务协作和沟通。
视频会议这种虚拟方式的会议室，跟我们大家集中在一个现实的会议室里面一样，主要也是通过音频、视频和数据来表现。不同性质的会议，侧重点有所不同，一般来说行政管理型的会议，是以语音和视频为主，而培训、研讨型的会议一般是以音频和数据为主。
不同性质的会议，参会人员的规模也不一样，行政管理型的会议，一般是中高层领导参加的多一些，因而会议规模也相对小一些；业务培训类的会议，一般是针对中下层管理人员、普通员工，因而会议规模要大一些。而有中高下层领导和员工都参与的会议基本没有。
企业集团一般规模大，内部机构设置多，部门之间的业务流程划分也相对的细，往往是负责视频会议选型的部门并非是最终的使用部门，例如：一般是信息部门负责产品的选型，培训管理、营销和服务部门是最终的使用者，而具体采购的部门可能是办公室。因此企业如果要选择采购一套符合实际需求的视频会议，就需要几个部门协商沟通，从产品技术、预算和使用功能方面，结合企业的业务需求整体衡量，才可以选择采购到真正能满足企业需要，提高企业沟通效率，为企业节约会议费用的视频会议系统。
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